Einwilligungsformulare digital unterschreiben
Digitales Datenschutz- und Einwilligungsmanagement
Eine moderne, papierlose und vollständig konforme Lösung zur Erfassung aller verpflichtenden Gästeneinwilligungen beim Check-in. PassportScan Cloud stellt sicher, dass jeder Schritt der DSGVO und/oder lokalen Vorschriften entspricht, speichert Daten sicher und schützt sowohl Ihr Hotel als auch Ihre Gäste.
Was ist digitales Einwilligungsmanagement?
Ein schneller, papierloser und vollständig nachvollziehbarer Weg zur Erfüllung Ihrer gesetzlichen Pflichten.
Beim Check-in muss Ihr Hotel Gäste über Folgendes informieren:
- wie ihre personenbezogenen Daten verwendet werden
- wer Zugriff auf diese Daten hat
- wie lange die Daten gespeichert werden
- ihre Rechte gemäß DSGVO für europäische Hotels
- die Möglichkeit, Marketingkommunikation zuzustimmen oder abzulehnen
PassportScan Cloud erfasst all diese Einwilligungen digital, sofort und mit einer vollständigen Audit-Historie, wodurch Papierformulare entfallen und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
Warum digitale Compliance-Erfassung wichtig ist
Zeitersparnis an der Rezeption
Unser vollständig digitaler Workflow macht die Erfassung von Einwilligungen mühelos:
- Kein Drucken
- Keine manuelle Unterschrift
- Kein Scannen
- Keine manuelle Dateneingabe ins PMS
Rezeptionisten gewinnen wertvolle Zeit, um sich auf den Gästeservice statt auf Papierarbeit zu konzentrieren.
Höhere Genauigkeit und weniger menschliche Fehler
Alle personenbezogenen Daten und Antworten werden automatisch erfasst. Keine Fehlinterpretation von Handschriften und keine fehlenden Unterschriften. Jeder Gast durchläuft denselben standardisierten und konformen Prozess.
Eine 100 % papierlose Lösung
Durch den Ersatz von Papierformularen durch digitale Signaturen und Einwilligungsblöcke sparen Hotels Kosten und reduzieren ihre Umweltbelastung bei gleichzeitiger Steigerung der betrieblichen Effizienz.
Sichere Speicherung und verschlüsselte Daten
Verschlüsselt und sicher in der Cloud gespeichert
Alle erfassten Informationen — Unterschriften, Einwilligungsoptionen, Zeitstempel und personenbezogene Daten — werden sicher und verschlüsselt in der PassportScan Cloud gespeichert.
Dies gewährleistet:
- DSGVO-konforme Speicherung
- einfache Abrufbarkeit für Audits
- vollständigen Schutz vor unbefugtem Zugriff
- einen sicheren Nachweis für rechtliche Prüfungen
Anpassbare Aufbewahrungsregeln für Daten
Hotels können ihre eigenen automatischen Löschrichtlinien festlegen. PassportScan Cloud übernimmt den Rest und stellt sicher, dass Sie stets den nationalen und internationalen Vorschriften entsprechen.
Klare Einwilligung für Marketingkommunikation
Hotels müssen Gäste fragen, ob sie dem Erhalt von Marketing-E-Mails oder -Kommunikationen zustimmen. PassportScan erledigt dies transparent und regelkonform:
- Gäste können zustimmen oder ablehnen
- Entscheidungen werden automatisch gespeichert
- Daten werden sicher gespeichert
- Einwilligungsprotokolle können für Audits oder CRM-Updates exportiert werden
Kein Raum für Fehler, keine manuelle Nachverfolgung von „Ja“ oder „Nein“.
Wie funktioniert die digitale Einwilligungserfassung?
Beim Check-in:
- Reisepass oder Ausweis scannen
- Zusätzliche Informationen eingeben (falls erforderlich)
- Der Gast liest die Datenschutzerklärung und akzeptiert sie
- Erteilt (oder verweigert) die Zustimmung zu Marketingkommunikation
- Der Gast unterschreibt digital auf dem Tablet/Mobilgerät/Kiosk des Hotels oder auf dem eigenen Smartphone bei Online-Self-Check-in
- Alle Daten werden automatisch gespeichert – ohne manuelle Schritte durch das Personal
Funktioniert auf Tablets, Mobilgeräten und Kiosken.
Formulare können mit Ihrem Hotel-Branding individualisiert werden.
Formulare können in 120 Sprachen erstellt werden, damit Ihre Gäste die Informationen korrekt verstehen.
Ihre Rezeption – schneller und vollständig konform
PassportScan Cloud macht die rechtliche Compliance zu einem unsichtbaren Bestandteil des Check-ins – reibungslos für Gäste, einfach für Ihr Team und vollständig im Einklang mit den EU-Datenschutzanforderungen.
