Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 25. Oktober 2026 (Version 1.1).

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie GlobeID Limited („GlobeID“, „wir“, „uns“ oder „unser“) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit ihren Lösungen für digitale Identität und Gästeregistrierung erhebt, verwendet, speichert, offenlegt und schützt, einschließlich der PassportScan-Produktfamilie, Websites, APIs und zugehöriger Dienste (zusammen die „Dienste“).

PassportScan ist ein sicheres digitales System, das es Beherbergungsbetrieben (wie Hotels, Serviced Apartments und ähnlichen Einrichtungen) ermöglicht, Identitätsdaten von Gästen im Rahmen des Check-in-Prozesses und der gesetzlichen Meldepflichten zu erfassen, zu verarbeiten und zu verwalten.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle über die Dienste verarbeiteten personenbezogenen Daten, einschließlich der Daten von:

• Website-Besuchern
• Nutzern der PassportScan Cloud-Anwendungen
• Personen, deren Ausweisdokumente gescannt werden oder deren Daten beim Check-in erhoben werden
• Personen, die GlobeID über die Website kontaktieren oder sich auf Stellenangebote bewerben

2. Datenschutzrechtliche Rollen

2.1 GlobeID als Verantwortlicher

GlobeID handelt als Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die sie für eigene interne Geschäftszwecke verarbeitet, etwa für die Bearbeitung von Website-Anfragen und Registrierungen, die Bereitstellung von Benutzerkonten, Abrechnung und Abonnements, Personalbeschaffungs- und HR-Prozesse sowie die direkte Kommunikation im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von GlobeID.

2.2 GlobeID als Auftragsverarbeiter

Wenn PassportScan von Beherbergungsbetrieben genutzt wird, um Identitätsdaten von Gästen zu erfassen und gesetzliche Check-in- und Meldepflichten zu erfüllen, handelt GlobeID als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Beherbergungsbetriebs (in diesem Kontext der Verantwortliche). In solchen Fällen verarbeitet PassportScan personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden auf Grundlage des mit dem Kunden abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

2.3 Herkunft der Gästedaten

Personenbezogene Daten von Gästen werden von GlobeID nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben: Sie werden vom Beherbergungsbetrieb oder auf dessen Weisung beim Check-in erfasst (Art. 14 DSGVO). Der Beherbergungsbetrieb ist als Verantwortlicher dafür zuständig, die Gäste über die Verarbeitung zu informieren; PassportScan unterstützt dies durch in den Ablauf integrierte Datenschutzhinweise und die Einholung von Einwilligungen beim Check-in.

3. Erhobene personenbezogene Daten

3.1 Identitäts- und Gästeregistrierungsdaten (Anwendungsfall Beherbergung)

Bei der Nutzung durch Beherbergungsbetriebe erfasst und verarbeitet PassportScan Identitätsdaten von Reisenden im Rahmen des Check-ins, einschließlich:

• vollständiger Name und Geburtsdatum
• Nationalität und Staatsangehörigkeit
• Angaben zu Ausweisdokumenten (Reisepässe, Personalausweise, Visa, Führerscheine)
• digitale Bilder und Scans von Ausweisdokumenten
• aus Dokumenten extrahierte Daten, einschließlich maschinenlesbarer Zonen (MRZ)

Dies kann Daten aller anwesenden Gäste, einschließlich Minderjähriger, umfassen, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist.

3.2 Kontakt- und Kontoinformationen

Wenn sich Personen für die Dienste registrieren, GlobeID kontaktieren oder Informationen anfordern, kann GlobeID folgende Daten erheben: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name des Unternehmens oder der Organisation sowie Abrechnungs- und Abonnementinformationen.

3.3 Technische Daten und Nutzungsdaten

Beim Besuch der Website oder bei der Nutzung der Dienste kann GlobeID technische Daten und Nutzungsdaten erheben, einschließlich IP-Adressen und Geräteinformationen, Angaben zu Browser und Betriebssystem, Protokoll- und Zugriffsaufzeichnungen sowie Analyse- und Cookie-Daten, soweit der Nutzer dies gestattet.

3.4 Einwilligungen und digitale Signaturen

PassportScan kann digitale Signaturen und Einwilligungsnachweise erfassen, wenn Personen im Rahmen des Check-in-Prozesses Datenschutzhinweise, Check-in-Formulare oder Compliance-Dokumente unterzeichnen.

3.5 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

PassportScan erhebt oder verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) nicht als solche. Gescannte Ausweisdokumente können solche Informationen beiläufig enthalten oder offenbaren (beispielsweise ein Lichtbild oder, bei einigen nationalen Dokumenten, andere Merkmale); Dokumentenbilder werden ausschließlich zur Erfüllung der vom Beherbergungsbetrieb festgelegten Check-in- und gesetzlichen Meldezwecke verarbeitet, durch die in Abschnitt 6 beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen geschützt und niemals dazu verwendet, Merkmale besonderer Kategorien abzuleiten oder entsprechende Profile zu erstellen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Soweit GlobeID als Verantwortlicher handelt, ist die Bereitstellung von Kontakt-, Konto- und Abrechnungsdaten eine vertragliche Anforderung: Sie ist für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags erforderlich, und ohne sie kann GlobeID die angeforderten Dienste nicht erbringen oder Zahlungen nicht verarbeiten. Die Bereitstellung von Bewerbungsdaten ist für die Berücksichtigung einer Bewerbung erforderlich; ohne sie kann GlobeID den Bewerber nicht in das Auswahlverfahren einbeziehen. Die Bereitstellung von Daten für Marketing und Analysen auf Grundlage einer Einwilligung ist freiwillig, und eine Verweigerung hat keine Auswirkungen auf die Nutzung der Dienste.

5. Weitergabe und Offenlegung von Daten

Verarbeitete Gästedaten können weitergegeben werden an die internen Systeme des Kunden (wie Property-Management-Systeme oder Meldeschnittstellen); an staatliche Stellen und Aufsichtsbehörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben (Polizei, Einwanderungsbehörden, nationale Statistikämter oder andere befugte öffentliche Stellen); sowie an vertrauenswürdige externe Dienstleister, die mit sicherem Hosting, Infrastruktur, Verschlüsselung und betrieblicher Unterstützung beauftragt sind und vertraglichen Datenschutzverpflichtungen unterliegen.

Soweit GlobeID als Verantwortlicher handelt (Kundenbeziehung, Abrechnung, Support und Marketing), werden geschäftliche Kontaktdaten von Kundenvertretern im Auftrag von GlobeID durch eigene Dienstleister verarbeitet, insbesondere eine CRM-Plattform (Zoho Corporation), die unternehmenseigene E-Mail- und Produktivitätssuite (Google Workspace) und den Zahlungsdienstleister (Stripe), die jeweils durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden sind. Das Engineering-Team von GlobeID nutzt zudem Softwareentwicklungstools, einschließlich KI-gestützter Engineering-Dienste; diese können gelegentlich geschäftliche Kontaktdaten von Kundenvertretern verarbeiten, die in Support- oder Entwicklungstickets erscheinen, sind durch Datenverarbeitungsbedingungen gebunden und erhalten niemals Zugriff auf Gästedaten oder andere personenbezogene Daten, die im Auftrag von Kunden verarbeitet werden.

Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter, die an der Verarbeitung von Kundendaten beteiligt sind, wird unter https://www.passportscan.net/sub-processor/ geführt.

Personenbezogene Daten können auch offengelegt werden, um rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen, auf rechtmäßige Anfragen zu reagieren oder die Rechtsansprüche von GlobeID zu schützen. PassportScan verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte.

6. Datensicherheit

GlobeID setzt geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen um, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Zerstörung zu schützen, darunter: Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.2+ für alle externen Verbindungen) und im Ruhezustand (AES-256), mit Verschlüsselung auf Anwendungsebene für sensible Identitätsdaten; rollenbasierte Zugriffskontrolle und Multi-Faktor-Authentifizierung auf allen kritischen Systemen; Protokollierung und Überwachung; sowie regelmäßige unabhängige Penetrationstests. GlobeID betreibt ein Informationssicherheits-Managementsystem, das an ISO/IEC 27001:2022 ausgerichtet ist.

7. Datenaufbewahrung

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist, nach den folgenden Kriterien:

8. Cookies und ähnliche Technologien

Die Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, wie in der Cookie-Richtlinie beschrieben. Für alle nicht unbedingt erforderlichen Cookies wird vor deren Setzung über das Einwilligungsbanner eine Einwilligung eingeholt; die Einstellungen können jederzeit über die Cookie-Einstellungen geändert oder widerrufen werden.

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (Art. 15–22 DSGVO).

Anfragen können an privacy@passportscan.net gerichtet werden. Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang (bei komplexen Anfragen mit vorheriger Benachrichtigung um zwei weitere Monate verlängerbar). Soweit PassportScan Daten im Auftrag eines Beherbergungsbetriebs verarbeitet, leitet GlobeID die Anfrage an diesen Betrieb (den Verantwortlichen) weiter und unterstützt deren Bearbeitung, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag vorgesehen.

10. Daten von Kindern

PassportScan kann personenbezogene Daten Minderjähriger verarbeiten, sofern dies im Rahmen des Gäste-Check-ins gesetzlich vorgeschrieben ist. Solche Daten werden ausschließlich zu Zwecken der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verarbeitet.

11. Internationale Datenübermittlungen

Die Dienste werden primär in der Europäischen Union gehostet (AWS, Region eu-west-1, Irland). Sofern die Speicherung von Dokumentenbildern aktiviert ist und von der für den Betrieb des Hotels maßgeblichen Rechtsordnung vorgeschrieben wird, können Bilder von Gästedokumenten in einem Objektspeicher (Amazon S3) gespeichert werden, der in der dieser Rechtsordnung entsprechenden AWS-Region bereitgestellt wird, einschließlich Regionen außerhalb der EU/des EWR (derzeit die Vereinigten Staaten, Brasilien, Singapur und Australien). Diese Übermittlungen sowie jede sonstige Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR (beispielsweise über die Support-Organisation eines Dienstleisters) sind durch geeignete Garantien gemäß Kapitel V DSGVO geschützt — insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, wie sie in den Auftragsverarbeitungsbedingungen des Anbieters enthalten sind (z. B. das AWS Data Processing Addendum) — zusammen mit den in Abschnitt 6 beschriebenen Verschlüsselungsmaßnahmen. Eine Kopie der auf eine bestimmte Übermittlung angewandten Garantien kann unter privacy@passportscan.net angefordert werden.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

GlobeID trifft keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidungen, die gegenüber Einzelpersonen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Die automatisierte Dokumentenerfassung und Datenextraktion unterstützen den Check-in-Prozess; die daraus resultierende Registrierung und alle darauf gestützten Entscheidungen verbleiben beim Beherbergungsbetrieb und den zuständigen Behörden.

13. Änderungen dieser Richtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Aktualisierte Fassungen werden mit einem überarbeiteten Datum des Inkrafttretens auf der Website veröffentlicht. Wesentliche Änderungen werden über die Website oder per E-Mail mitgeteilt.

14. Kontakt, Hauptniederlassung und Aufsichtsbehörde

Verantwortlicher: GlobeID Limited, The Black Church, St. Mary’s Place, Dublin 7, D07 P4AX, Irland (CRO 559612).
Datenschutzkontakt: privacy@passportscan.net.
Datenschutzbeauftragter: Der Datenschutzbeauftragte von GlobeID ist erreichbar unter privacy@passportscan.net.

GlobeID Limited ist in Irland gegründet und dort steuerlich ansässig, mit eingetragenem Sitz in Dublin. Ihre Hauptniederlassung in der Europäischen Union im Sinne von Art. 4 Nr. 16 und Art. 56 DSGVO – also die Niederlassung, in der die Entscheidungen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten getroffen werden und die die Befugnis hat, diese Entscheidungen umsetzen zu lassen – ist ihre Niederlassung in Spanien (bei den spanischen Behörden unter der NIF N0232760I registriert). Diese Entscheidungen werden dort vom Chief Information Security Officer von GlobeID in Ausübung einer vom Board of Directors erteilten Delegation getroffen. Die federführende Aufsichtsbehörde für die von GlobeID als Verantwortlichem durchgeführte grenzüberschreitende Verarbeitung ist daher:

Spanische Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD)
C/ Jorge Juan 6
28001 Madrid
Spanien
www.aepd.es

Soweit GlobeID Gästedaten als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Beherbergungsbetriebs verarbeitet, sind die für diesen Betrieb zuständigen Aufsichtsbehörden maßgeblich. Betroffene Personen haben in jedem Fall das Recht, bei ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen (Art. 77 DSGVO).

Für vertragliche Angelegenheiten (einschließlich der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, des Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA) und des Service Level Agreements (SLA)) gilt irisches Recht, entsprechend dem Gründungsort von GlobeID.