Política de Privacidad

Última actualización: 25 de octubre de 2026 (versión 1.1).

1. Introducción

La presente Política de Privacidad explica cómo GlobeID Limited («GlobeID», «nosotros», «nos» o «nuestro») recopila, utiliza, almacena, divulga y protege los datos personales en relación con sus soluciones de identidad digital y registro de huéspedes, incluida la familia de productos PassportScan, los sitios web, las API y los servicios relacionados (conjuntamente, los «Servicios»).

PassportScan es un sistema digital seguro que permite a los proveedores de alojamiento (como hoteles, apartamentos con servicios y establecimientos similares) capturar, tratar y gestionar la información de identidad de los huéspedes como parte del proceso de registro de entrada (check-in) y de la notificación exigida por la normativa.

La presente Política se aplica a todos los datos personales tratados a través de los Servicios, incluidos:

• los visitantes del sitio web
• los usuarios de las aplicaciones PassportScan Cloud
• las personas cuyos documentos de identidad se escanean o cuyos datos se recopilan durante el registro de entrada
• las personas que contactan con GlobeID a través del sitio web o que solicitan puestos de trabajo

2. Funciones en materia de protección de datos

2.1 GlobeID como responsable del tratamiento

GlobeID actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que trata para sus propios fines comerciales internos, tales como la gestión de consultas y registros a través del sitio web, la habilitación de cuentas de usuario, la facturación y las suscripciones, los procesos de selección de personal y recursos humanos, y las comunicaciones directas relacionadas con la actividad de GlobeID.

2.2 GlobeID como encargado del tratamiento

Cuando los proveedores de alojamiento utilizan PassportScan para capturar la información de identidad de los huéspedes y cumplir con las obligaciones legales de registro de entrada y notificación, GlobeID actúa como encargado del tratamiento por cuenta del proveedor de alojamiento (que en ese contexto es el responsable del tratamiento). En tales casos, PassportScan trata los datos personales exclusivamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente, en virtud del Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) celebrado con el cliente.

2.3 Procedencia de los datos de los huéspedes

Los datos personales de los huéspedes no son recopilados por GlobeID directamente del interesado: son capturados por el proveedor de alojamiento, o siguiendo sus instrucciones, durante el registro de entrada (artículo 14 del RGPD). El proveedor de alojamiento, en calidad de responsable del tratamiento, es responsable de informar a los huéspedes sobre el tratamiento; PassportScan facilita este cometido mediante avisos de privacidad integrados en el proceso y la recogida del consentimiento en el momento del registro de entrada.

3. Datos personales recopilados

3.1 Datos de identidad y de registro de huéspedes (caso de uso hotelero)

Cuando PassportScan es utilizado por proveedores de alojamiento, captura y trata información de identidad de los viajeros como parte del registro de entrada, incluyendo:

• nombre completo y fecha de nacimiento
• nacionalidad y ciudadanía
• información de los documentos de identidad (pasaportes, documentos de identidad, visados, permisos de conducir)
• imágenes digitales y escaneos de los documentos de identidad
• datos extraídos de los documentos, incluidas las zonas de lectura mecánica (MRZ)

Esto puede incluir datos relativos a todos los huéspedes presentes, incluidos los menores de edad, cuando sea necesario para el cumplimiento legal.

3.2 Información de contacto y de cuenta

Cuando las personas se registran en los Servicios, contactan con GlobeID o solicitan información, GlobeID puede recopilar: nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, nombre de la empresa u organización, e información de facturación y suscripción.

3.3 Datos técnicos y de uso

Al visitar el sitio web o utilizar los Servicios, GlobeID puede recopilar datos técnicos y de uso, incluidas direcciones IP e información del dispositivo, detalles del navegador y del sistema operativo, registros de acceso y de actividad (logs), así como datos analíticos y de cookies cuando el usuario lo permita.

3.4 Consentimiento y firmas digitales

PassportScan puede recopilar firmas digitales y registros de consentimiento cuando las personas firman avisos de privacidad, formularios de registro de entrada o documentos de cumplimiento durante el proceso de check-in.

3.5 Categorías especiales de datos personales

PassportScan no solicita ni trata categorías especiales de datos personales (artículo 9 del RGPD) como tales. Los documentos de identidad escaneados pueden contener o revelar incidentalmente dicha información (por ejemplo, una fotografía o, en algunos documentos nacionales, otros atributos); las imágenes de los documentos se tratan exclusivamente para cumplir con los fines de registro de entrada y de notificación legal definidos por el proveedor de alojamiento, están protegidas con las medidas de seguridad descritas en la Sección 6 y nunca se utilizan para inferir o elaborar perfiles de atributos pertenecientes a categorías especiales.

4. Finalidades y Bases Jurídicas

Cuando GlobeID actúa como responsable del tratamiento, la aportación de los datos de contacto, de cuenta y de facturación constituye un requisito contractual: es necesaria para celebrar y ejecutar el contrato, y sin ella GlobeID no puede prestar los Servicios solicitados ni tramitar los pagos. La aportación de los datos de candidatura en los procesos de selección es necesaria para considerar una candidatura; sin ella, GlobeID no puede incluir al candidato en el proceso de selección. La aportación de datos para fines de marketing y análisis basada en el consentimiento es voluntaria, y su negativa no tiene consecuencia alguna para el uso de los Servicios.

5. Comunicación y Divulgación de Datos

Los datos de huéspedes tratados pueden compartirse con los sistemas internos del cliente (como sistemas de gestión hotelera o interfaces de reporte); con organismos gubernamentales y reguladores cuando así lo exija la ley (policía, autoridades de inmigración, oficinas nacionales de estadística u otros organismos públicos autorizados); y con proveedores de servicios externos de confianza contratados para el alojamiento seguro, la infraestructura, el cifrado y el soporte operativo, que actúan sujetos a obligaciones contractuales de protección de datos.

Cuando GlobeID actúa como responsable del tratamiento (relación con clientes, facturación, soporte y marketing), los datos de contacto profesionales de los representantes de los clientes son tratados por cuenta de GlobeID por sus propios proveedores de servicios, en particular una plataforma de CRM (Zoho Corporation), su paquete corporativo de correo electrónico y productividad (Google Workspace) y su proveedor de pagos (Stripe), cada uno de ellos vinculado por un contrato de encargo de tratamiento de datos. El equipo de ingeniería de GlobeID también utiliza herramientas de desarrollo de software, incluidos servicios de ingeniería asistidos por IA; estos pueden tratar de forma incidental datos de contacto profesionales de representantes de clientes que figuren en tickets de soporte o de desarrollo, están vinculados por condiciones de tratamiento de datos y nunca tienen acceso a los datos de huéspedes ni a otros datos personales tratados por cuenta de los clientes.

La lista actualizada de subencargados del tratamiento que intervienen en el tratamiento de los datos de los clientes se mantiene en https://www.passportscan.net/sub-processor/.

Los datos personales también podrán divulgarse para cumplir obligaciones legales, responder a solicitudes legítimas o proteger los derechos legales de GlobeID. PassportScan no vende datos personales a terceros.

6. Seguridad de los Datos

GlobeID aplica las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o la destrucción, entre ellas: cifrado en tránsito (TLS 1.2+ para todas las conexiones externas) y en reposo (AES-256), con cifrado a nivel de aplicación para los datos de identidad sensibles; control de acceso basado en funciones y autenticación multifactor en todos los sistemas críticos; registro de actividad y supervisión; y pruebas de penetración independientes periódicas. GlobeID opera un sistema de gestión de la seguridad de la información conforme a la norma ISO/IEC 27001:2022.

7. Conservación de los Datos

Los datos personales se conservan únicamente durante el tiempo necesario para los fines descritos en la presente Política, de acuerdo con los siguientes criterios:

8. Cookies y Tecnologías Similares

El sitio web utiliza cookies y tecnologías similares según se describe en la Política de Cookies. El consentimiento se solicita mediante el banner de consentimiento para todas las cookies no esenciales antes de su instalación, y las preferencias pueden modificarse o retirarse en cualquier momento a través de la configuración de cookies.

9. Derechos de los Interesados

Los interesados tienen los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición, portabilidad de los datos y el derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en el consentimiento (artículos 15 a 22 del RGPD).

Las solicitudes pueden dirigirse a privacy@passportscan.net. Respondemos en el plazo de un mes desde su recepción (prorrogable por dos meses adicionales en caso de solicitudes complejas, previa notificación). Cuando PassportScan trate datos por cuenta de un proveedor de alojamiento, GlobeID remitirá la solicitud a dicho proveedor (el responsable del tratamiento) y colaborará en su gestión conforme a lo exigido por el DPA.

10. Datos de Menores

PassportScan puede tratar datos personales relativos a menores cuando así lo exija la ley durante el registro de entrada de los huéspedes. Dichos datos se tratan exclusivamente con fines de cumplimiento legal.

11. Transferencias Internacionales de Datos

Los Servicios se alojan principalmente en la Unión Europea (AWS, región eu-west-1, Irlanda). Cuando el almacenamiento de imágenes de documentos esté habilitado y sea exigido por la jurisdicción operativa del hotel, las imágenes de documentos de los huéspedes podrán almacenarse en almacenamiento de objetos (Amazon S3) aprovisionado en la región de AWS correspondiente a dicha jurisdicción, incluidas regiones fuera de la UE/EEE (actualmente Estados Unidos, Brasil, Singapur y Australia). Estas transferencias, así como cualquier otra transferencia de datos personales fuera de la UE/EEE (por ejemplo, a través de la organización de soporte de un proveedor de servicios), están protegidas por garantías adecuadas conforme al Capítulo V del RGPD —en particular, las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea incorporadas en las condiciones de tratamiento de datos del proveedor (p. ej., el AWS Data Processing Addendum)— junto con las medidas de cifrado descritas en la Sección 6. Puede obtenerse una copia de las garantías aplicadas a una transferencia específica contactando con privacy@passportscan.net.

12. Decisiones Automatizadas

GlobeID no adopta decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre los interesados o les afecten significativamente de modo similar (artículo 22 del RGPD). La captura automatizada de documentos y la extracción de datos sirven de apoyo al proceso de registro de entrada; el registro resultante y cualquier decisión basada en él corresponden al proveedor de alojamiento y a las autoridades competentes.

13. Modificaciones de la Presente Política

La presente Política de Privacidad podrá actualizarse periódicamente. Las versiones actualizadas se publicarán en el sitio web con una fecha de entrada en vigor revisada. Los cambios sustanciales se comunicarán a través del sitio web o por correo electrónico.

14. Contacto, establecimiento principal y autoridad de control

Responsable del tratamiento: GlobeID Limited, The Black Church, St. Mary’s Place, Dublin 7, D07 P4AX, Irlanda (CRO 559612).
Contacto de privacidad: privacy@passportscan.net.
Delegado de Protección de Datos: Puede contactarse con el Delegado de Protección de Datos de GlobeID en privacy@passportscan.net.

GlobeID Limited está constituida y tiene su residencia fiscal en Irlanda, con domicilio social en Dublín. Su establecimiento principal en la Unión Europea a los efectos de los artículos 4, apartado 16, y 56 del RGPD, al tratarse del establecimiento en el que se toman las decisiones sobre los fines y medios del tratamiento de datos personales y en el que reside la facultad de hacerlas aplicar, es su establecimiento en España (registrado ante las autoridades españolas con el NIF N0232760I). Dichas decisiones son adoptadas allí por el Director de Seguridad de la Información (Chief Information Security Officer) de GlobeID por delegación del Consejo de Administración. Por consiguiente, la autoridad de control principal para el tratamiento transfronterizo efectuado por GlobeID en calidad de responsable es:

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
C/ Jorge Juan 6
28001 Madrid
España
www.aepd.es

Cuando GlobeID trata datos de huéspedes en calidad de encargado del tratamiento por cuenta de un proveedor de alojamiento, las autoridades de control competentes son las de dicho proveedor. Los interesados tienen en todo caso derecho a presentar una reclamación ante su autoridad de control local (artículo 77 del RGPD).

En lo que respecta a las cuestiones contractuales (incluidos los Términos y Condiciones, el DPA y el SLA), la legislación aplicable es la de Irlanda, en consonancia con el lugar de constitución de GlobeID.