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Dernière mise à jour : 25 octobre 2026 (version 1.1).
1. Introduction
La présente Politique de confidentialité explique comment GlobeID Limited (« GlobeID », « nous », « notre » ou « nos ») collecte, utilise, conserve, divulgue et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses solutions d'identité numérique et d'enregistrement des clients, y compris la famille de produits PassportScan, les sites web, les API et les services connexes (collectivement, les « Services »).
PassportScan est un système numérique sécurisé qui permet aux prestataires d'hébergement (tels que les hôtels, les appartements avec services et les établissements similaires) de capturer, de traiter et de gérer les informations d'identité des clients dans le cadre du processus d'enregistrement des clients et de déclaration réglementaire.
La présente Politique s'applique à toutes les données à caractère personnel traitées par le biais des Services, y compris :
- les visiteurs du site web
- les utilisateurs des applications PassportScan Cloud
- les personnes dont les documents d'identité sont numérisés ou dont les données sont collectées lors de l'enregistrement
- les personnes qui contactent GlobeID via le site web ou qui postulent à des offres d'emploi
2. Rôles en matière de protection des données
2.1 GlobeID en tant que responsable du traitement
GlobeID agit en tant que responsable du traitement pour les données à caractère personnel qu'elle traite à ses propres fins commerciales internes, telles que la gestion des demandes de renseignements et des inscriptions sur le site web, l'activation des comptes utilisateurs, la facturation et les abonnements, les processus de recrutement et de ressources humaines, ainsi que les communications directes liées aux activités de GlobeID.
2.2 GlobeID en tant que sous-traitant
Lorsque PassportScan est utilisé par des prestataires d'hébergement pour capturer les informations d'identité des clients et se conformer aux obligations légales d'enregistrement et de déclaration, GlobeID agit en tant que sous-traitant pour le compte du prestataire d'hébergement (le responsable du traitement dans ce contexte). Dans de tels cas, PassportScan traite les données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du client, en vertu de l'accord de traitement des données (Data Processing Agreement, DPA) conclu avec le client.
2.3 Origine des données des clients
Les données à caractère personnel des clients ne sont pas collectées par GlobeID directement auprès de la personne concernée : elles sont capturées par le prestataire d'hébergement, ou sur ses instructions, lors de l'enregistrement (article 14 du RGPD). Le prestataire d'hébergement, en sa qualité de responsable du traitement, est tenu d'informer les clients du traitement ; PassportScan facilite cette démarche grâce à des mentions d'information intégrées au parcours et au recueil du consentement lors de l'enregistrement.
3. Données à caractère personnel collectées
3.1 Données d'identité et d'enregistrement des clients (cas d'usage hôtelier)
Lorsqu'il est utilisé par des prestataires d'hébergement, PassportScan capture et traite les informations d'identité des voyageurs dans le cadre de l'enregistrement, y compris :
- le nom complet et la date de naissance
- la nationalité et la citoyenneté
- les informations relatives aux documents d'identité (passeports, cartes d'identité, visas, permis de conduire)
- les images numériques et les numérisations des documents d'identité
- les données extraites des documents, y compris les zones de lecture automatique (MRZ)
Cela peut inclure les données relatives à tous les clients présents, y compris les mineurs, lorsque cela est nécessaire au respect des obligations légales.
3.2 Coordonnées et informations de compte
Lorsque des personnes s'inscrivent aux Services, contactent GlobeID ou demandent des informations, GlobeID peut collecter : le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le nom de la société ou de l'organisation, ainsi que les informations de facturation et d'abonnement.
3.3 Données techniques et d'utilisation
Lors de la visite du site web ou de l'utilisation des Services, GlobeID peut collecter des données techniques et d'utilisation, y compris les adresses IP et les informations relatives aux appareils, les détails du navigateur et du système d'exploitation, les journaux et registres d'accès, ainsi que les données analytiques et les données de cookies lorsque l'utilisateur l'autorise.
3.4 Consentement et signatures numériques
PassportScan peut collecter des signatures numériques et des enregistrements de consentement lorsque des personnes signent des mentions d'information sur la confidentialité, des formulaires d'enregistrement ou des documents de conformité au cours du processus d'enregistrement.
3.5 Catégories particulières de données à caractère personnel
PassportScan ne demande ni ne traite en tant que telles des catégories particulières de données à caractère personnel (article 9 du RGPD). Les documents d'identité numérisés peuvent contenir ou révéler de manière incidente de telles informations (par exemple une photographie ou, sur certains documents nationaux, d'autres attributs) ; les images des documents sont traitées exclusivement aux fins de l'enregistrement et des déclarations légales définies par le prestataire d'hébergement, sont protégées par les mesures de sécurité décrites à la section 6 et ne sont jamais utilisées pour déduire ou profiler des attributs relevant de catégories particulières.
4. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Données | Rôle | Base juridique |
|---|---|---|---|
| Enregistrement des clients à l’arrivée, collecte d’identité et déclarations légales (police, statistiques, contrôle aux frontières) | Données d’identité et d’enregistrement des clients (3.1), signatures (3.4) | Sous-traitant | Obligation légale du responsable du traitement (art. 6, § 1, point c)) et instructions documentées du responsable du traitement |
| Transfert des données des clients vers le Property Management System du prestataire | Données d’identité et d’enregistrement des clients (3.1) | Sous-traitant | Contrat et instructions du responsable du traitement (art. 6, § 1, point b)) |
| Comptes clients, facturation et abonnements | Coordonnées et informations de compte (3.2) | Responsable du traitement | Exécution du contrat (art. 6, § 1, point b)) |
| Réponse aux demandes ; communications relatives au service | Coordonnées (3.2) | Responsable du traitement | Intérêt légitime (art. 6, § 1, point f)) ou mesures précontractuelles (art. 6, § 1, point b)) |
| Exploitation du service, sécurité, journalisation et prévention des abus | Données techniques et d’utilisation (3.3) | Responsable du traitement | Intérêt légitime (art. 6, § 1, point f)) |
| Cookies d’analyse et communications marketing | Données techniques/d’utilisation (3.3), coordonnées (3.2) | Responsable du traitement | Consentement (art. 6, § 1, point a)), révocable à tout moment |
| Recrutement et processus RH | Données de candidature | Responsable du traitement | Mesures précontractuelles (art. 6, § 1, point b)) et obligations légales (art. 6, § 1, point c)) |
Lorsque GlobeID agit en qualité de responsable du traitement, la fourniture des coordonnées ainsi que des données de compte et de facturation constitue une exigence contractuelle : elle est nécessaire à la conclusion et à l’exécution du contrat, et sans elle GlobeID ne peut fournir les Services demandés ni traiter les paiements. La fourniture des données de candidature est nécessaire à l’examen d’une candidature ; sans elle, GlobeID ne peut inclure le candidat dans le processus de sélection. La fourniture de données à des fins de marketing et d’analyse fondée sur le consentement est volontaire, et un refus n’a aucune conséquence sur l’utilisation des Services.
5. Partage et divulgation des données
Les données des clients traitées peuvent être partagées avec les systèmes internes du client (tels que les Property Management Systems ou les interfaces de reporting) ; avec les autorités gouvernementales et réglementaires lorsque la loi l’exige (police, autorités chargées de l’immigration, instituts nationaux de statistique ou autres organismes publics habilités) ; et avec des prestataires de services tiers de confiance mandatés pour l’hébergement sécurisé, l’infrastructure, le chiffrement et le support opérationnel, agissant dans le cadre d’obligations contractuelles de protection des données.
Lorsque GlobeID agit en qualité de responsable du traitement (relation client, facturation, support et marketing), les coordonnées professionnelles des représentants des clients sont traitées pour le compte de GlobeID par ses propres prestataires de services, notamment une plateforme CRM (Zoho Corporation), sa suite de messagerie et de productivité d’entreprise (Google Workspace) et son prestataire de paiement (Stripe), chacun étant lié par un accord de traitement des données. L’équipe d’ingénierie de GlobeID utilise également des outils de développement logiciel, y compris des services d’ingénierie assistés par l’IA ; ceux-ci peuvent traiter de manière incidente les coordonnées professionnelles de représentants des clients figurant dans des tickets de support ou de développement, sont liés par des clauses de traitement des données et n’ont jamais accès aux données des clients hébergés ni aux autres données à caractère personnel traitées pour le compte des clients.
La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs participant au traitement des données des clients est tenue à jour à l’adresse https://www.passportscan.net/sub-processor/.
Les données à caractère personnel peuvent également être divulguées afin de se conformer à des obligations légales, de répondre à des demandes licites ou de protéger les droits de GlobeID. PassportScan ne vend pas de données à caractère personnel à des tiers.
6. Sécurité des données
GlobeID met en œuvre des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute perte, toute altération ou toute destruction, notamment : le chiffrement en transit (TLS 1.2+ pour toutes les connexions externes) et au repos (AES-256), avec un chiffrement au niveau applicatif pour les données d’identité sensibles ; un contrôle d’accès fondé sur les rôles et une authentification multifacteur sur tous les systèmes critiques ; la journalisation et la surveillance ; ainsi que des tests d’intrusion indépendants périodiques. GlobeID exploite un système de management de la sécurité de l’information conforme à la norme ISO/IEC 27001:2022.
7. Conservation des données
Les données à caractère personnel ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique, selon les critères suivants :
| Catégorie de données | Critère de conservation |
|---|---|
| Données d’enregistrement des clients et numérisations de documents (rôle de sous-traitant) | Selon la configuration définie par l’hébergeur et pendant la durée de conservation légale applicable dans la juridiction de l’établissement ; après la résiliation du contrat, restituées à l’hébergeur et/ou supprimées à sa demande, dans un délai de 30 jours à compter de la demande, conformément à l’accord de traitement des données (DPA), sauf si la loi exige une conservation plus longue |
| Données de compte client et de facturation | Durée du contrat, puis conformément au droit fiscal et comptable applicable |
| Demandes et correspondance via le site web | Jusqu’à 24 mois après la dernière interaction |
| Candidatures de recrutement | Jusqu’à 12 mois après la fin du processus de sélection, sauf consentement donné pour une durée plus longue |
| Journaux techniques (accès, application, réseau) | Jusqu’à 90 jours |
| Sauvegardes | Les données supprimées sont retirées des copies de sauvegarde par expiration planifiée des sauvegardes : durée de conservation des sauvegardes automatisées Aurora de 15 jours et durée de conservation des versions S3 de 90 jours |
8. Cookies et technologies similaires
Le site web utilise des cookies et des technologies similaires tels que décrits dans la Politique en matière de cookies. Le consentement est demandé via la bannière de consentement pour tous les cookies non essentiels avant leur dépôt, et les préférences peuvent être modifiées ou retirées à tout moment via les paramètres des cookies.
9. Droits des personnes concernées
Les personnes concernées disposent des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, de portabilité des données, ainsi que du droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement (articles 15 à 22 du RGPD).
Les demandes peuvent être adressées à privacy@passportscan.net. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception (prolongeable de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes, avec notification). Lorsque PassportScan traite des données pour le compte d’un hébergeur, GlobeID transmettra la demande à cet hébergeur (le responsable du traitement) et apportera son assistance dans son traitement conformément au DPA.
10. Données relatives aux enfants
PassportScan peut traiter des données à caractère personnel relatives à des mineurs lorsque la loi l’exige lors de l’enregistrement des clients. Ces données sont traitées exclusivement à des fins de conformité légale.
11. Transferts internationaux de données
Les Services sont principalement hébergés dans l’Union européenne (AWS, région eu-west-1, Irlande). Lorsque le stockage des images de documents est activé et requis par la juridiction opérationnelle de l’hôtel, les images des documents des clients peuvent être stockées dans un stockage d’objets (Amazon S3) provisionné dans la région AWS correspondant à cette juridiction, y compris dans des régions situées en dehors de l’UE/EEE (actuellement les États-Unis, le Brésil, Singapour et l’Australie). Ces transferts, ainsi que tout autre transfert de données à caractère personnel en dehors de l’UE/EEE (par exemple via l’organisation de support d’un prestataire de services), sont protégés par des garanties appropriées au titre du chapitre V du RGPD — en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne telles qu’intégrées dans les conditions de traitement des données du prestataire (par exemple l’AWS Data Processing Addendum) — ainsi que par les mesures de chiffrement décrites à la section 6. Une copie des garanties appliquées à un transfert spécifique peut être obtenue en contactant privacy@passportscan.net.
12. Prise de décision automatisée
GlobeID ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques concernant les personnes ou les affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD). La capture automatisée des documents et l’extraction des données facilitent le processus d’enregistrement ; l’enregistrement qui en résulte et toute décision fondée sur celui-ci relèvent de l’hébergeur et des autorités compétentes.
13. Modifications de la présente Politique
La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement. Les versions mises à jour seront publiées sur le site web avec une date d’entrée en vigueur révisée. Les modifications substantielles sont communiquées via le site web ou par courrier électronique.
14. Contact, établissement principal et autorité de contrôle
Responsable du traitement : GlobeID Limited, The Black Church, St. Mary's Place, Dublin 7, D07 P4AX, Irlande (CRO 559612).
Contact pour la protection des données : privacy@passportscan.net.
Délégué à la protection des données : Le Délégué à la protection des données de GlobeID peut être contacté à l'adresse privacy@passportscan.net.
GlobeID Limited est constituée en Irlande, où elle a sa résidence fiscale, et son siège social est situé à Dublin. Son établissement principal dans l'Union européenne au sens de l'article 4, point 16), et de l'article 56 du RGPD, c'est-à-dire l'établissement où sont prises les décisions quant aux finalités et aux moyens du traitement des données à caractère personnel et où se trouve le pouvoir de les faire appliquer, est son établissement en Espagne (enregistré auprès des autorités espagnoles sous le NIF N0232760I). Ces décisions y sont prises par le Chief Information Security Officer de GlobeID, par délégation du Conseil d'administration. L'autorité de contrôle chef de file pour les traitements transfrontaliers effectués par GlobeID en qualité de responsable du traitement est par conséquent :
Agence espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD)
C/ Jorge Juan 6
28001 Madrid
Espagne
www.aepd.es
Lorsque GlobeID traite des données de clients en qualité de sous-traitant pour le compte d'un prestataire d'hébergement, les autorités de contrôle compétentes sont celles dont relève ce prestataire. Les personnes concernées disposent en tout état de cause du droit d'introduire une réclamation auprès de leur autorité de contrôle locale (article 77 du RGPD).
Pour les questions contractuelles (y compris les Conditions générales, le DPA et le SLA), le droit applicable est le droit irlandais, conformément au lieu de constitution de GlobeID.
