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Ultimo aggiornamento: 25 ottobre 2026 (versione 1.1).
1. Introduzione
La presente Informativa sulla Privacy illustra le modalità con cui GlobeID Limited (“GlobeID”, “noi” o “nostro”) raccoglie, utilizza, conserva, divulga e protegge i dati personali in relazione alle proprie soluzioni di identità digitale e registrazione degli ospiti, inclusi la famiglia di prodotti PassportScan, i siti web, le API e i servizi correlati (collettivamente, i “Servizi”).
PassportScan è un sistema digitale sicuro che consente alle strutture ricettive (quali hotel, appartamenti con servizi alberghieri e strutture analoghe) di acquisire, trattare e gestire le informazioni di identità degli ospiti nell’ambito del processo di check-in e di comunicazione alle autorità competenti.
La presente Informativa si applica a tutti i dati personali trattati tramite i Servizi, inclusi:
- i visitatori del sito web
- gli utenti delle applicazioni PassportScan Cloud
- le persone i cui documenti di identità vengono scansionati o i cui dati vengono raccolti durante il check-in
- le persone che contattano GlobeID tramite il sito web o che si candidano a posizioni lavorative
2. Ruoli in Materia di Protezione dei Dati
2.1 GlobeID in qualità di Titolare del trattamento
GlobeID agisce in qualità di titolare del trattamento per i dati personali che tratta per le proprie finalità aziendali interne, quali la gestione delle richieste e delle registrazioni tramite il sito web, l’abilitazione degli account utente, la fatturazione e gli abbonamenti, i processi di selezione del personale e delle risorse umane, nonché le comunicazioni dirette relative all’attività di GlobeID.
2.2 GlobeID in qualità di Responsabile del trattamento
Quando PassportScan viene utilizzato dalle strutture ricettive per acquisire le informazioni di identità degli ospiti e adempiere agli obblighi legali di check-in e di comunicazione alle autorità, GlobeID agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto della struttura ricettiva (titolare del trattamento in tale contesto). In tali casi, PassportScan tratta i dati personali esclusivamente sulla base di istruzioni documentate del cliente, ai sensi dell’Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) stipulato con il cliente.
2.3 Origine dei dati degli ospiti
I dati personali degli ospiti non vengono raccolti da GlobeID direttamente presso l’interessato: essi vengono acquisiti dalla struttura ricettiva, o su istruzione della stessa, durante il check-in (art. 14 GDPR). La struttura ricettiva, in qualità di titolare del trattamento, è responsabile dell’informazione agli ospiti in merito al trattamento; PassportScan supporta tale adempimento mediante informative sulla privacy integrate nel processo e l’acquisizione del consenso al momento del check-in.
3. Dati Personali Raccolti
3.1 Dati di Identità e di Registrazione degli Ospiti (Caso d’Uso nel Settore Ricettivo)
Quando utilizzato dalle strutture ricettive, PassportScan acquisisce e tratta le informazioni di identità dei viaggiatori nell’ambito del check-in, tra cui:
- nome completo e data di nascita
- nazionalità e cittadinanza
- informazioni relative ai documenti di identità (passaporti, carte d’identità, visti, patenti di guida)
- immagini digitali e scansioni dei documenti di identità
- dati estratti dai documenti, incluse le zone a lettura ottica (MRZ)
Ciò può includere i dati relativi a tutti gli ospiti presenti, inclusi i minori, ove richiesto per la conformità alla normativa.
3.2 Informazioni di Contatto e dell’Account
Quando le persone si registrano ai Servizi, contattano GlobeID o richiedono informazioni, GlobeID può raccogliere: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, denominazione dell’azienda o dell’organizzazione, nonché informazioni di fatturazione e abbonamento.
3.3 Dati Tecnici e di Utilizzo
In occasione della visita del sito web o dell’utilizzo dei Servizi, GlobeID può raccogliere dati tecnici e di utilizzo, inclusi indirizzi IP e informazioni sul dispositivo, dettagli sul browser e sul sistema operativo, registri di log e di accesso, nonché dati di analisi e di cookie, ove consentito dall’utente.
3.4 Consenso e Firme Digitali
PassportScan può raccogliere firme digitali e registrazioni del consenso quando le persone firmano informative sulla privacy, moduli di check-in o documenti di conformità durante il processo di check-in.
3.5 Categorie Particolari di Dati Personali
PassportScan non richiede né tratta categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) in quanto tali. I documenti di identità scansionati possono contenere o rivelare incidentalmente tali informazioni (ad esempio una fotografia o, su alcuni documenti nazionali, altri attributi); le immagini dei documenti sono trattate esclusivamente per adempiere alle finalità di check-in e di comunicazione obbligatoria alle autorità definite dalla struttura ricettiva, sono protette mediante le misure di sicurezza descritte nella Sezione 6 e non vengono mai utilizzate per dedurre o profilare attributi appartenenti a categorie particolari.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Dati | Ruolo | Base giuridica |
|---|---|---|---|
| Check-in degli ospiti, acquisizione dell'identità e comunicazioni obbligatorie per legge (polizia, statistiche, controllo delle frontiere) | Dati identificativi e di registrazione degli ospiti (3.1), firme (3.4) | Responsabile del trattamento | Obbligo legale del titolare del trattamento (art. 6, paragrafo 1, lettera c)) e istruzioni documentate del titolare |
| Trasferimento dei dati degli ospiti al Property Management System del fornitore | Dati identificativi e di registrazione degli ospiti (3.1) | Responsabile del trattamento | Contratto e istruzioni del titolare del trattamento (art. 6, paragrafo 1, lettera b)) |
| Account dei clienti, fatturazione e abbonamenti | Dati di contatto e informazioni sull'account (3.2) | Titolare del trattamento | Esecuzione del contratto (art. 6, paragrafo 1, lettera b)) |
| Risposta alle richieste; comunicazioni di servizio | Dati di contatto (3.2) | Titolare del trattamento | Legittimo interesse (art. 6, paragrafo 1, lettera f)) o misure precontrattuali (art. 6, paragrafo 1, lettera b)) |
| Funzionamento del servizio, sicurezza, registrazione dei log e prevenzione degli abusi | Dati tecnici e di utilizzo (3.3) | Titolare del trattamento | Legittimo interesse (art. 6, paragrafo 1, lettera f)) |
| Cookie di analisi e comunicazioni di marketing | Dati tecnici/di utilizzo (3.3), dati di contatto (3.2) | Titolare del trattamento | Consenso (art. 6, paragrafo 1, lettera a)), revocabile in qualsiasi momento |
| Processi di selezione del personale e risorse umane | Dati di candidatura | Titolare del trattamento | Misure precontrattuali (art. 6, paragrafo 1, lettera b)) e obblighi legali (art. 6, paragrafo 1, lettera c)) |
Nei casi in cui GlobeID agisce in qualità di titolare del trattamento, la fornitura dei dati di contatto, dell'account e di fatturazione costituisce un requisito contrattuale: è necessaria per la stipula e l'esecuzione del contratto e, in sua assenza, GlobeID non può fornire i Servizi richiesti né elaborare i pagamenti. La fornitura dei dati di candidatura è necessaria per l'esame di una candidatura; in sua assenza, GlobeID non può includere il candidato nel processo di selezione. La fornitura di dati per finalità di marketing e analisi basata sul consenso è volontaria e il rifiuto non comporta alcuna conseguenza per l'utilizzo dei Servizi.
5. Condivisione e comunicazione dei dati
I dati degli ospiti trattati possono essere condivisi con i sistemi interni del cliente (quali Property Management System o interfacce di reportistica); con organismi governativi e di regolamentazione ove richiesto per legge (polizia, autorità per l'immigrazione, istituti nazionali di statistica o altri enti pubblici autorizzati); nonché con fornitori di servizi terzi di fiducia incaricati dell'hosting sicuro, dell'infrastruttura, della cifratura e del supporto operativo, che agiscono nel rispetto di obblighi contrattuali in materia di protezione dei dati.
Nei casi in cui GlobeID agisce in qualità di titolare del trattamento (rapporti con i clienti, fatturazione, assistenza e marketing), i dati di contatto professionali dei rappresentanti dei clienti sono trattati per conto di GlobeID dai propri fornitori di servizi, in particolare una piattaforma CRM (Zoho Corporation), la suite aziendale di posta elettronica e produttività (Google Workspace) e il fornitore di servizi di pagamento (Stripe), ciascuno vincolato da un accordo sul trattamento dei dati. Il team di sviluppo di GlobeID utilizza inoltre strumenti di sviluppo software, inclusi servizi di ingegneria assistiti dall'intelligenza artificiale; tali strumenti possono trattare in via incidentale i dati di contatto professionali dei rappresentanti dei clienti presenti nei ticket di assistenza o di sviluppo, sono vincolati da condizioni sul trattamento dei dati e non hanno mai accesso ai dati degli ospiti o ad altri dati personali trattati per conto dei clienti.
L'elenco aggiornato dei sub-responsabili coinvolti nel trattamento dei dati dei clienti è disponibile all'indirizzo https://www.passportscan.net/sub-processor/.
I dati personali possono inoltre essere comunicati per adempiere a obblighi di legge, rispondere a richieste legittime o tutelare i diritti legali di GlobeID. PassportScan non vende dati personali a terzi.
6. Sicurezza dei dati
GlobeID adotta adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o distruzione, tra cui: cifratura in transito (TLS 1.2+ per tutte le connessioni esterne) e a riposo (AES-256), con cifratura a livello applicativo per i dati identificativi sensibili; controllo degli accessi basato sui ruoli e autenticazione a più fattori su tutti i sistemi critici; registrazione dei log e monitoraggio; nonché penetration test periodici condotti da soggetti indipendenti. GlobeID gestisce un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni conforme alla norma ISO/IEC 27001:2022.
7. Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario alle finalità descritte nella presente Informativa, secondo i seguenti criteri:
| Categoria di dati | Criterio di conservazione |
|---|---|
| Dati di registrazione degli ospiti e scansioni dei documenti (ruolo di responsabile del trattamento) | Secondo la configurazione definita dalla struttura ricettiva e per il periodo di conservazione obbligatorio applicabile nella giurisdizione della struttura; alla cessazione del contratto, i dati vengono restituiti alla struttura ricettiva e/o cancellati su sua richiesta, entro 30 giorni dalla richiesta, come previsto dal DPA, salvo che la legge richieda una conservazione più lunga |
| Dati dell'account cliente e di fatturazione | Durata del contratto, successivamente secondo quanto richiesto dalla normativa fiscale e contabile applicabile |
| Richieste e corrispondenza tramite il sito web | Fino a 24 mesi dall'ultima interazione |
| Candidature per posizioni lavorative | Fino a 12 mesi dalla conclusione del processo di selezione, salvo consenso a una conservazione più lunga |
| Log tecnici (accesso, applicazione, rete) | Fino a 90 giorni |
| Backup | I dati cancellati vengono rimossi dalle copie di backup tramite la scadenza programmata dei backup: conservazione dei backup automatici Aurora di 15 giorni e conservazione delle versioni S3 di 90 giorni |
8. Cookie e tecnologie simili
Il sito web utilizza cookie e tecnologie simili come descritto nella Cookie Policy. Il consenso viene richiesto tramite il banner di consenso per tutti i cookie non essenziali prima della loro installazione e le preferenze possono essere modificate o revocate in qualsiasi momento tramite le impostazioni dei cookie.
9. Diritti degli interessati
Gli interessati hanno il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati, nonché il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento qualora il trattamento si basi sul consenso (Articoli 15–22 GDPR).
Le richieste possono essere indirizzate a privacy@passportscan.net. Rispondiamo entro un mese dal ricevimento (termine prorogabile di ulteriori due mesi per le richieste complesse, previa comunicazione). Qualora PassportScan tratti i dati per conto di una struttura ricettiva, GlobeID inoltrerà la richiesta a tale struttura (il titolare del trattamento) e fornirà assistenza nella sua gestione come previsto dal DPA.
10. Dati dei minori
PassportScan può trattare dati personali relativi a minori qualora richiesto dalla legge durante il check-in degli ospiti. Tali dati sono trattati esclusivamente per finalità di adempimento di obblighi legali.
11. Trasferimenti internazionali di dati
I Servizi sono ospitati principalmente nell'Unione Europea (AWS, regione eu-west-1, Irlanda). Qualora l'archiviazione delle immagini dei documenti sia attivata e richiesta dalla giurisdizione operativa dell'hotel, le immagini dei documenti degli ospiti possono essere archiviate in uno storage di oggetti (Amazon S3) predisposto nella regione AWS corrispondente a tale giurisdizione, incluse regioni al di fuori dell'UE/SEE (attualmente Stati Uniti, Brasile, Singapore e Australia). Tali trasferimenti, e qualsiasi altro trasferimento di dati personali al di fuori dell'UE/SEE (ad esempio attraverso l'organizzazione di supporto di un fornitore di servizi), sono protetti da garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR — in particolare le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea incorporate nelle condizioni di trattamento dei dati del fornitore (ad es. l'AWS Data Processing Addendum) — unitamente alle misure di cifratura descritte nella Sezione 6. Una copia delle garanzie applicate a uno specifico trasferimento può essere ottenuta contattando privacy@passportscan.net.
12. Processo decisionale automatizzato
GlobeID non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici che riguardano gli interessati o che incidano in modo analogo significativamente sulla loro persona (Articolo 22 GDPR). L'acquisizione automatizzata dei documenti e l'estrazione dei dati supportano il processo di check-in; la registrazione risultante e qualsiasi decisione basata su di essa restano di competenza della struttura ricettiva e delle autorità competenti.
13. Modifiche alla presente Informativa
La presente Informativa sulla privacy può essere aggiornata periodicamente. Le versioni aggiornate saranno pubblicate sul sito web con una data di entrata in vigore aggiornata. Le modifiche sostanziali vengono comunicate tramite il sito web o via e-mail.
14. Contatti, stabilimento principale e autorità di controllo
Titolare del trattamento: GlobeID Limited, The Black Church, St. Mary’s Place, Dublin 7, D07 P4AX, Irlanda (CRO 559612).
Contatto per la privacy: privacy@passportscan.net.
Responsabile della protezione dei dati: Il Responsabile della protezione dei dati di GlobeID può essere contattato all'indirizzo privacy@passportscan.net.
GlobeID Limited è costituita e fiscalmente residente in Irlanda, con sede legale a Dublino. Il suo stabilimento principale nell'Unione europea ai fini degli articoli 4, punto 16, e 56 del GDPR, ossia lo stabilimento in cui vengono adottate le decisioni relative alle finalità e ai mezzi del trattamento dei dati personali e in cui risiede il potere di farle attuare, è il suo stabilimento in Spagna (registrato presso le autorità spagnole con NIF N0232760I). Tali decisioni vengono ivi adottate dal Chief Information Security Officer di GlobeID su delega del Consiglio di Amministrazione. L'autorità di controllo capofila per i trattamenti transfrontalieri effettuati da GlobeID in qualità di titolare del trattamento è pertanto:
Agenzia spagnola per la protezione dei dati (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD)
C/ Jorge Juan 6
28001 Madrid
Spagna
www.aepd.es
Qualora GlobeID tratti i dati degli ospiti in qualità di responsabile del trattamento per conto di una struttura ricettiva, le autorità di controllo competenti sono quelle di tale struttura. Gli interessati hanno in ogni caso il diritto di proporre reclamo presso la propria autorità di controllo locale (articolo 77 del GDPR).
Per le questioni contrattuali (inclusi i Termini e Condizioni, il DPA e lo SLA), la legge applicabile è quella irlandese, in conformità con il luogo di costituzione di GlobeID.
