Nel mondo dell’ospitalità moderna, la comodità è tutto. Ma quando si parla di check-in e gestione dei documenti, pratiche apparentemente “pratiche” come ricevere immagini dei documenti d’identità via WhatsApp, email o lo smartphone privato del gestore sono illegali, non conformi al GDPR e mettono a rischio sia l’ospite che la struttura.
Cosa dice la legge
Recenti comunicazioni ufficiali, come quella del Ministero dell’Interno italiano (novembre 2024), hanno chiarito che:
- La trasmissione di immagini di documenti via WhatsApp o app non sicure è una violazione del GDPR (General Data Protection Regulation) e dell’articolo 109 del TULPS.
- I gestori che raccolgono dati sensibili su dispositivi personali rischiano sanzioni amministrative e penali, oltre alla possibile perdita della licenza.
Questo non è un fenomeno isolato: in tutta Europa, dai casi spagnoli (sanzione AEPD ad Airbnb) fino alla Germania, dove il Garante ha vietato persino la sincronizzazione di rubrica WhatsApp senza consenso, il tema della tutela della privacy nei processi di accoglienza è diventato cruciale.
✅ PassportScan Cloud: la risposta legale, sicura ed efficiente
In questo contesto, PassportScan Cloud si afferma come la soluzione tecnologica all’avanguardia per il check-in digitale a norma di legge, in Italia e in Europa.
Cosa offre PassportScan Cloud?
- Conformità GDPR: ogni documento è acquisito, criptato e conservato secondo le direttive europee sulla protezione dei dati personali.
- Nessun uso di dispositivi personali: tutto avviene su una piattaforma dedicata, accessibile da tablet o totem, senza rischi per l’ospite né per l’operatore.
- Check-in rapido e senza errori: scansione automatica dei documenti, compilazione dei dati, invio diretto al Portale Alloggiati o ai sistemi richiesti a livello nazionale.
- Valido in tutta Europa: progettato per rispondere ai requisiti legali di ogni Paese, dalle leggi italiane fino ai regolamenti di Francia, Spagna, Germania, Portogallo e oltre.
- Tutela per tutti: l’ospite è protetto, il gestore è in regola e la struttura migliora il proprio standard professionale.
Perché non è solo una questione tecnica
Oggi l’ospitalità non si misura solo nella gentilezza o nella qualità della camera, ma anche nella sicurezza digitale che offriamo ai nostri clienti. Utilizzare strumenti non autorizzati per raccogliere dati sensibili non è solo una leggerezza: è una violazione grave, con conseguenze legali e reputazionali.
Il futuro del check-in è qui: legale, digitale e senza pensieri
Che tu sia un gestore di hotel, un B&B o un ospite attento ai tuoi diritti, scegliere una piattaforma certificata come PassportScan Cloud significa fare un passo avanti verso un’accoglienza sicura, fluida e al passo coi tempi.
📌 Digitalizza, ma fallo bene.
📌 Semplifica, ma tutela.
📌 Accogli, ma in piena legalità.
