Firma los formularios de consentimiento de forma digital
Gestión digital de privacidad y consentimientos
Una forma moderna, sin papel y totalmente conforme de recopilar todos los consentimientos obligatorios de los huéspedes durante el check-in. PassportScan Cloud garantiza que cada paso cumpla con el GDPR y/o la normativa local, almacenando los datos de forma segura y protegiendo tanto a tu hotel como a tus huéspedes.
¿Qué es la gestión digital del consentimiento?
Una forma rápida, sin papel y totalmente trazable de cumplir con tus obligaciones legales.
Durante el check-in, tu hotel debe informar a los huéspedes sobre:
- cómo se utilizarán sus datos personales
- quién tendrá acceso a ellos
- durante cuánto tiempo se almacenarán
- sus derechos según el GDPR para hoteles europeos
- la opción de otorgar o rechazar el consentimiento para comunicaciones de marketing
PassportScan Cloud recopila todos estos consentimientos de forma digital, inmediata y con un registro de auditoría completo, eliminando el papel y reduciendo el tiempo administrativo.
¿Por qué es importante la recopilación digital del cumplimiento normativo?
Ahorra tiempo en recepción
Nuestro flujo de trabajo totalmente digital hace que la recopilación de consentimientos sea sencilla:
- Sin imprimir
- Sin firmas manuales
- Sin escaneos
- Sin introducir datos manualmente en el PMS
El personal de recepción gana un tiempo valioso para centrarse en el servicio al huésped y no en el papeleo.
Mayor precisión y menos errores humanos
Todos los datos personales y las respuestas se capturan automáticamente. Sin errores de lectura de la escritura manual ni firmas faltantes. Cada huésped sigue el mismo flujo estandarizado y conforme.
Una solución 100 % sin papel
Al sustituir los formularios impresos por firmas digitales y bloques de consentimiento, los hoteles ahorran costes y reducen su impacto medioambiental, mejorando al mismo tiempo la eficiencia operativa.
Almacenamiento seguro y datos cifrados
Cifrado y almacenado de forma segura en la nube
Toda la información recopilada — firmas, selecciones de consentimiento, marcas de tiempo y datos personales — se almacena de forma segura y cifrada dentro del entorno PassportScan Cloud.
Esto garantiza:
- almacenamiento conforme al GDPR
- fácil recuperación para auditorías
- protección total frente a accesos no autorizados
- un registro seguro para verificación legal
Reglas de retención de datos personalizables
Los hoteles pueden definir sus propias políticas de eliminación automática. PassportScan Cloud se encarga del resto, garantizando el cumplimiento continuo de la normativa nacional e internacional.
Consentimiento claro para comunicaciones de marketing
Los hoteles deben preguntar a los huéspedes si aceptan recibir correos electrónicos o comunicaciones de marketing. PassportScan lo gestiona de forma transparente y conforme:
- los huéspedes pueden aceptar o rechazar
- las decisiones se registran automáticamente
- los datos se almacenan de forma segura
- los registros de consentimiento pueden exportarse para auditorías o actualizaciones del CRM
Sin margen de error, sin seguimiento manual de quién dijo “sí” o “no”.
¿Cómo funciona la recopilación digital de consentimientos?
Durante el check-in:
- Escanear el pasaporte o documento de identidad
- Completar cualquier información adicional (si es necesario)
- El huésped lee y acepta el aviso de privacidad
- Otorga (o no) el consentimiento para comunicaciones de marketing
- El huésped firma digitalmente en la tablet/móvil/kiosco del hotel o en su propio teléfono si se trata de un self check-in online
- Todo se almacena automáticamente, sin pasos manuales por parte del personal
Funciona en tablets, móviles y kioscos.
Los formularios pueden personalizarse con la imagen de marca de tu hotel.
Los formularios pueden crearse en 120 idiomas, para garantizar que los huéspedes comprendan correctamente la información.
Tu recepción, más rápida y totalmente conforme
PassportScan Cloud convierte el cumplimiento legal en una parte invisible del check-in: fluido para los huéspedes, sencillo para el personal y totalmente alineado con los requisitos europeos de protección de datos.
