Signer les formulaires de consentement numériquement
Gestion numérique de la confidentialité et des consentements
Une solution moderne, sans papier et entièrement conforme pour collecter tous les consentements obligatoires des clients lors du check-in. PassportScan Cloud garantit que chaque étape est conforme au RGPD et/ou aux réglementations locales, en stockant les données de manière sécurisée et en protégeant à la fois votre hôtel et vos clients.
Qu’est-ce que la gestion numérique des consentements?
Un moyen rapide, sans papier et entièrement traçable de respecter vos obligations légales.
Lors du check-in, votre hôtel doit informer les clients :
- de l’utilisation de leurs données personnelles
- des personnes ayant accès à ces données
- de la durée de conservation des données
- de leurs droits au titre du RGPD pour les hôtels européens
- de la possibilité d’accepter ou de refuser les communications marketing
PassportScan Cloud collecte l’ensemble de ces consentements de manière numérique, instantanée et avec une piste d’audit complète, éliminant les formulaires papier et réduisant le temps administratif.
Pourquoi la collecte numérique de la conformité est essentielle
Gain de temps à la réception
Notre flux de travail entièrement numérique facilite la collecte des consentements :
- Aucune impression
- Aucune signature manuelle
- Aucune numérisation
- Aucune saisie manuelle des données dans le PMS
Les réceptionnistes gagnent un temps précieux pour se concentrer sur le service client, et non sur la paperasse.
Améliore la précision et réduit les erreurs humaines
Toutes les données personnelles et les réponses sont capturées automatiquement. Aucune mauvaise lecture de l’écriture manuscrite et aucune signature manquante. Chaque client suit le même parcours standardisé et conforme.
Une solution 100 % sans papier
En remplaçant les formulaires papier par des signatures numériques et des blocs de consentement, les hôtels réduisent leurs coûts et leur impact environnemental tout en améliorant leur efficacité opérationnelle.
Stockage sécurisé et données chiffrées
Chiffré et stocké en toute sécurité dans le cloud
Toutes les informations collectées — signatures, choix de consentement, horodatages et données personnelles — sont stockées de manière sécurisée et chiffrée dans l’environnement PassportScan Cloud.
Cela garantit :
- un stockage conforme au RGPD
- une récupération facile pour les audits
- une protection complète contre les accès non autorisés
- un enregistrement sécurisé pour la vérification légale
Règles de conservation des données personnalisables
Les hôtels peuvent définir leurs propres politiques de suppression automatique. PassportScan Cloud s’occupe du reste et garantit une conformité permanente avec les réglementations nationales et internationales.
Consentement clair pour les communications marketing
Les hôtels doivent demander aux clients s’ils acceptent de recevoir des emails ou des communications marketing. PassportScan gère cela de manière transparente et conforme :
- les clients peuvent accepter ou refuser
- les choix sont enregistrés automatiquement
- les données sont stockées en toute sécurité
- les journaux de consentement peuvent être exportés pour les audits ou les mises à jour CRM
Aucune place pour l’erreur, aucun suivi manuel des réponses « oui » ou « non ».
Comment fonctionne la collecte numérique des consentements?
Lors du check-in :
- Scanner le passeport ou la carte d’identité
- Renseigner toute information complémentaire (si nécessaire)
- Le client lit et accepte la notice de confidentialité
- Il donne (ou non) son consentement aux communications marketing
- Le client signe numériquement sur la tablette/mobile/kiosque de l’hôtel ou sur son téléphone en cas de check-in en ligne en libre-service
- Toutes les informations sont stockées automatiquement, sans aucune action manuelle du personnel
Fonctionne sur des tablettes, mobiles et kiosques.
Les formulaires peuvent être personnalisés avec l’identité visuelle de votre hôtel.
Les formulaires peuvent être créés en 120 langues, afin de garantir que vos clients comprennent correctement les informations.
Votre réception, plus rapide et entièrement conforme
PassportScan Cloud fait de la conformité légale une partie invisible du check-in : fluide pour les clients, simple pour votre équipe et entièrement conforme aux exigences européennes en matière de protection des données.
