Firma digitalmente i moduli di consenso
Gestione digitale della privacy e dei consensi
Una soluzione moderna, senza carta e pienamente conforme per raccogliere tutti i consensi obbligatori degli ospiti durante il check-in. PassportScan Cloud garantisce che ogni fase sia allineata al GDPR e/o alle normative locali, archiviando i dati in modo sicuro e proteggendo sia l’hotel che gli ospiti.
Cos’è la gestione digitale dei consensi?
Un modo rapido, senza carta e completamente tracciabile per adempiere agli obblighi legali.
Durante il check-in, il tuo hotel deve informare gli ospiti su:
- come verranno utilizzati i loro dati personali
- chi avrà accesso a tali dati
- per quanto tempo i dati saranno conservati
- i loro diritti ai sensi del GDPR per gli hotel europei
- la possibilità di fornire o rifiutare il consenso alle comunicazioni di marketing
PassportScan Cloud raccoglie tutti questi consensi in formato digitale, in tempo reale e con una tracciabilità completa, eliminando i moduli cartacei e riducendo il tempo amministrativo.
Perché la raccolta digitale della conformità è importante
Risparmio di tempo alla reception
Il nostro flusso di lavoro completamente digitale rende la raccolta dei consensi semplice e veloce:
- Nessuna stampa
- Nessuna firma manuale
- Nessuna scansione
- Nessun inserimento manuale dei dati nel PMS
Il personale di reception guadagna tempo prezioso per concentrarsi sul servizio agli ospiti, non sulla burocrazia.
Maggiore precisione e riduzione degli errori umani
Tutti i dati personali e le risposte vengono acquisiti automaticamente. Nessuna interpretazione errata della scrittura manuale e nessuna firma mancante. Ogni ospite segue lo stesso flusso standardizzato e conforme.
Una soluzione 100% senza carta
Sostituendo i moduli cartacei con firme digitali e blocchi di consenso, gli hotel risparmiano denaro e riducono l’impatto ambientale, migliorando al contempo l’efficienza operativa.
Archiviazione sicura e dati crittografati
Crittografato e archiviato in modo sicuro nel cloud
Tutte le informazioni raccolte — firme, scelte di consenso, timestamp e dati personali — sono archiviate in modo sicuro e crittografato all’interno dell’ambiente PassportScan Cloud.
Questo garantisce:
- archiviazione conforme al GDPR
- facile recupero per audit
- protezione completa contro accessi non autorizzati
- una registrazione sicura per la verifica legale
Regole di conservazione dei dati personalizzabili
Gli hotel possono definire le proprie politiche di eliminazione automatica. PassportScan Cloud si occupa del resto, garantendo la conformità alle normative nazionali e internazionali.
Consenso chiaro per le comunicazioni di marketing
Gli hotel devono chiedere agli ospiti se acconsentono a ricevere email o comunicazioni di marketing. PassportScan gestisce questo processo in modo trasparente e conforme:
- gli ospiti possono accettare o rifiutare
- le scelte vengono registrate automaticamente
- i dati sono archiviati in modo sicuro
- i log di consenso possono essere esportati per audit o aggiornamenti CRM
Nessun margine di errore, nessun tracciamento manuale di chi ha detto “sì” o “no”.
Come funziona la raccolta digitale dei consensi?
Durante il check-in:
- Scansione del passaporto o documento d’identità
- Inserimento di eventuali informazioni aggiuntive (se necessarie)
- L’ospite legge e accetta l’informativa sulla privacy
- Fornisce (o meno) il consenso alle comunicazioni di marketing
- L’ospite firma digitalmente su tablet/mobile/kiosk dell’hotel o sul proprio telefono in caso di self check-in online
- Tutto viene archiviato automaticamente, senza alcun intervento manuale da parte del personale
Funziona su tablet, dispositivi mobili e kiosk.
I moduli possono essere personalizzati con il branding del tuo hotel.
I moduli possono essere creati in 120 lingue, per garantire che gli ospiti comprendano correttamente le informazioni.
La tua reception, più veloce e pienamente conforme
PassportScan Cloud rende la conformità legale una parte invisibile del check-in: fluida per gli ospiti, semplice per il personale e pienamente conforme ai requisiti europei in materia di protezione dei dati.
