Assine formulários de consentimento digitalmente
Gestão digital de privacidade e consentimentos
Uma forma moderna, sem papel e totalmente conforme de recolher todos os consentimentos obrigatórios dos hóspedes durante o check-in. O PassportScan Cloud garante que cada etapa está em conformidade com o RGPD e/ou com os regulamentos locais, armazenando os dados de forma segura e protegendo tanto o seu hotel como os seus hóspedes.
O que é a gestão digital de consentimentos?
Uma forma rápida, sem papel e totalmente rastreável de cumprir as suas obrigações legais.
No momento do check-in, o seu hotel deve informar os hóspedes sobre:
- como os seus dados pessoais serão utilizados
- quem terá acesso a esses dados
- por quanto tempo serão armazenados
- os seus direitos ao abrigo do RGPD para hotéis europeus
- a opção de fornecer ou recusar consentimento para comunicações de marketing
O PassportScan Cloud recolhe todos estes consentimentos de forma digital, imediata e com um registo de auditoria completo, eliminando formulários em papel e reduzindo o tempo administrativo.
Porque a recolha digital de conformidade é importante?
Poupa tempo na receção
O nosso fluxo de trabalho totalmente digital torna a recolha de consentimentos simples:
- Sem impressão
- Sem assinatura manual
- Sem digitalização
- Sem introdução manual de dados no PMS
A equipa de receção ganha tempo valioso para se focar no serviço ao hóspede, e não na papelada.
Aumenta a precisão e reduz o erro humano
Todos os dados pessoais e respostas são capturados automaticamente. Sem erros de leitura da escrita manual nem assinaturas em falta. Cada hóspede segue o mesmo fluxo padronizado e conforme.
Uma solução 100% sem papel
Ao substituir formulários impressos por assinaturas digitais e blocos de consentimento, os hotéis poupam custos e reduzem o impacto ambiental, melhorando a eficiência operacional.
Armazenamento seguro e dados encriptados
Encriptado e armazenado de forma segura na cloud
Todas as informações recolhidas — assinaturas, escolhas de consentimento, carimbos de data/hora e dados pessoais — são armazenadas de forma segura e encriptada no ambiente PassportScan Cloud.
Isto garante:
- armazenamento em conformidade com o RGPD
- fácil recuperação para auditorias
- proteção total contra acessos não autorizados
- um registo seguro para verificação legal
Regras de retenção de dados personalizáveis
Os hotéis podem definir as suas próprias políticas de eliminação automática. O PassportScan Cloud trata do resto, garantindo o cumprimento contínuo das regulamentações nacionais e internacionais.
Consentimento claro para comunicações de marketing
Os hotéis devem perguntar aos hóspedes se concordam em receber emails ou comunicações de marketing. O PassportScan gere este processo de forma transparente e conforme:
- os hóspedes podem aceitar ou recusar
- as escolhas são registadas automaticamente
- os dados são armazenados de forma segura
- os registos de consentimento podem ser exportados para auditorias ou atualizações de CRM
Sem margem para erros, sem acompanhamento manual de quem disse “sim” ou “não”.
Como funciona a recolha digital de consentimentos?
Durante o check-in:
- Digitalizar o passaporte ou documento de identificação
- Preencher informações adicionais (se necessário)
- O hóspede lê e aceita o aviso de privacidade
- Concede (ou não) consentimento para comunicações de marketing
- O hóspede assina digitalmente no tablet/móvel/quiosque do hotel ou no próprio telemóvel no caso de self check-in online
- Tudo é armazenado automaticamente, sem qualquer passo manual por parte da equipa
Funciona em tablets, dispositivos móveis e quiosques.
Os formulários podem ser personalizados com a identidade visual do seu hotel.
Os formulários podem ser criados em 120 idiomas, garantindo que os hóspedes compreendem corretamente as informações.
A sua receção, mais rápida e totalmente conforme
O PassportScan Cloud torna a conformidade legal uma parte invisível do check-in: fluida para os hóspedes, simples para a equipa e totalmente alinhada com os requisitos europeus de proteção de dados.
