ลงนามแบบฟอร์มความยินยอมแบบดิจิทัล
การจัดการความเป็นส่วนตัวและความยินยอมแบบดิจิทัล
โซลูชันที่ทันสมัย ไร้กระดาษ และเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างครบถ้วนสำหรับการรวบรวมความยินยอมที่จำเป็นทั้งหมดของแขกระหว่างการเช็กอิน PassportScan Cloud ช่วยให้ทุกขั้นตอนเป็นไปตาม PDPA และ/หรือกฎหมายท้องถิ่น พร้อมจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย และปกป้องทั้งโรงแรมและแขกของคุณ
การจัดการความยินยอมแบบดิจิทัลคืออะไร?
วิธีที่รวดเร็ว ไร้กระดาษ และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ครบถ้วน เพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
ในขั้นตอนการเช็กอิน โรงแรมของคุณต้องแจ้งให้แขกทราบเกี่ยวกับ:
- วิธีการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของแขก
- ผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าว
- ระยะเวลาที่ข้อมูลจะถูกจัดเก็บ
- สิทธิของแขกตามข้อกำหนด PDPA
- ตัวเลือกในการให้หรือปฏิเสธความยินยอมสำหรับการสื่อสารทางการตลาด
PassportScan Cloud รวบรวมความยินยอมทั้งหมดเหล่านี้ ในรูปแบบดิจิทัล ทันที และมีบันทึกการตรวจสอบอย่างครบถ้วน ช่วยลดการใช้กระดาษและลดเวลางานด้านเอกสารลงอย่างมาก
เหตุใดการจัดเก็บการปฏิบัติตามกฎหมายแบบดิจิทัลจึงสำคัญ
ประหยัดเวลาในแผนกต้อนรับ
เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลเต็มรูปแบบของเราทำให้การรวบรวมความยินยอมเป็นเรื่องง่าย:
- ไม่ต้องพิมพ์เอกสาร
- ไม่ต้องลงนามด้วยมือ
- ไม่ต้องสแกน
- ไม่ต้องกรอกข้อมูลลงใน PMS ด้วยตนเอง
พนักงานต้อนรับมีเวลาเพิ่มขึ้นเพื่อมุ่งเน้นการบริการแขก แทนการจัดการเอกสาร
เพิ่มความแม่นยำและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
ข้อมูลส่วนบุคคลและคำตอบทั้งหมดถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ ไม่มีปัญหาการอ่านลายมือผิดพลาดและไม่มีลายเซ็นตกหล่น แขกทุกคนจะผ่านขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานและเป็นไปตามข้อกำหนดเดียวกัน
โซลูชันไร้กระดาษ 100%
การแทนที่แบบฟอร์มกระดาษด้วยลายเซ็นดิจิทัลและบล็อกความยินยอม ช่วยให้โรงแรมประหยัดค่าใช้จ่าย ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัยและการเข้ารหัสข้อมูล
เข้ารหัสและจัดเก็บอย่างปลอดภัยบนคลาวด์
ข้อมูลทั้งหมดที่ถูกรวบรวม — ลายเซ็น ตัวเลือกความยินยอม เวลา และข้อมูลส่วนบุคคล — จะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยและเข้ารหัสภายในระบบ PassportScan Cloud
สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจว่า:
- การจัดเก็บข้อมูลเป็นไปตาม PDPA
- สามารถเรียกดูข้อมูลได้ง่ายสำหรับการตรวจสอบ
- ได้รับการปกป้องอย่างเต็มที่จากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- มีบันทึกที่ปลอดภัยสำหรับการตรวจสอบทางกฎหมาย
กำหนดกฎการจัดเก็บข้อมูลได้ตามต้องการ
โรงแรมสามารถกำหนดนโยบายการลบข้อมูลอัตโนมัติของตนเองได้ PassportScan Cloud จะจัดการส่วนที่เหลือ เพื่อให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายระดับประเทศและนานาชาติอยู่เสมอ
ความยินยอมที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารทางการตลาด
โรงแรมต้องขอความยินยอมจากแขกว่าอนุญาตให้รับอีเมลหรือการสื่อสารทางการตลาดหรือไม่ PassportScan จัดการขั้นตอนนี้อย่างโปร่งใสและเป็นไปตามข้อกำหนด:
- แขกสามารถเลือกยินยอมหรือปฏิเสธได้
- การเลือกจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
- ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย
- บันทึกความยินยอมสามารถส่งออกเพื่อการตรวจสอบหรืออัปเดต CRM ได้
ไม่มีที่ว่างสำหรับความผิดพลาด และไม่ต้องติดตามด้วยตนเองว่าใครตอบว่า “ใช่” หรือ “ไม่ใช่”
การรวบรวมความยินยอมแบบดิจิทัลทำงานอย่างไร?
ระหว่างขั้นตอนการเช็กอินในประเทศไทย:
- สแกนหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชนของแขก
- กรอกข้อมูลเพิ่มเติมที่หน่วยงานในประเทศไทยกำหนด (หากมี)
- แขกจะได้รับแจ้งอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการใช้ การจัดเก็บ และการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของประเทศไทย (PDPA)
- แขกให้ความยินยอมในกรณีที่จำเป็น รวมถึงความยินยอมสำหรับการสื่อสารทางการตลาด (เป็นทางเลือก)
- แขกลงนามแบบดิจิทัลบนแท็บเล็ต โทรศัพท์มือถือ คีออสก์เช็กอิน หรือบนโทรศัพท์ของตนเองในกรณีเช็กอินออนไลน์
- ข้อมูล ลายเซ็น และบันทึกความยินยอมทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องมีขั้นตอนใด ๆ จากพนักงานโรงแรม
เป็นไปตามข้อกำหนดของ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของประเทศไทย (PDPA) อย่างครบถ้วน
รองรับการใช้งานบน แท็บเล็ต โทรศัพท์มือถือ และคีออสก์เช็กอิน
แบบฟอร์มสามารถ ปรับแต่งได้เต็มรูปแบบ ด้วยแบรนด์และข้อความทางกฎหมายของโรงแรม
แบบฟอร์มรองรับมากกว่า 120 ภาษา เพื่อให้แขกจากทั่วโลกเข้าใจข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
แผนกต้อนรับที่รวดเร็วขึ้นและเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์
PassportScan Cloud ทำให้ การปฏิบัติตามกฎหมายเป็นส่วนหนึ่งของการเช็กอินอย่างแนบเนียน ช่วยให้แขกรู้สึกราบรื่น พนักงานทำงานง่ายขึ้น และสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านการคุ้มครองข้อมูลของสหภาพยุโรปอย่างครบถ้วน
