What documents can PassportScan Cloud scan?

PassportScan Cloud supports over 13,000 document types including passports, national ID cards, visas, driver licences and residence permits from any country. It also supports QR-based and digital IDs.

Is PassportScan Cloud GDPR compliant?

Yes. PassportScan Cloud is fully GDPR compliant. All guest data is encrypted, stored in a secure cloud server, and automatically deleted according to customisable retention rules. The system includes a full digital consent and audit trail.

Does PassportScan Cloud integrate with hotel PMS systems?

Yes. PassportScan Cloud integrates with all major Hotel Property Management Systems (PMS), including Oracle Hospitality, Mews, Cloudbeds, Protel, and many more. Guest data is automatically synced after each scan.

Is there a free trial available?

Yes. PassportScan Cloud offers free activation with no hidden charges. You can activate it for free and use it forever on the basic plan, with no credit card required.

How does the hotel self check-in kiosk work?

Guests approach the kiosk in the hotel lobby, scan their passport or ID, find their reservation, complete and sign their registration form digitally, then collect their room key at reception. The entire process takes less than one minute.

Liste der Unterauftragsverarbeiter

Dies ist eine unverbindliche Übersetzung. Bei Abweichungen zwischen den Fassungen ist die englische Fassung maßgeblich.

Zuletzt aktualisiert: 25. Oktober 2026 (Version 1.1).

1. Zweck

Dieses Dokument benennt die von GlobeID Limited („GlobeID“) beauftragten Unterauftragsverarbeiter,
die personenbezogene Daten im Auftrag von Kunden im Zusammenhang mit den
PassportScan Cloud-Diensten gemäß Artikel 28 Absatz 2 und Absatz 4 DSGVO verarbeiten.

Diese Liste der Unterauftragsverarbeiter ist integraler Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

2. Allgemeine Grundsätze

Unterauftragsverarbeiter werden nur beauftragt, soweit dies für die Erbringung der Dienste zwingend erforderlich ist
Alle Unterauftragsverarbeiter sind durch schriftliche Datenschutzvereinbarungen gebunden, die Verpflichtungen auferlegen, die keinen geringeren Schutz bieten als die im AVV festgelegten Verpflichtungen
GlobeID haftet gemäß Artikel 28 Absatz 4 DSGVO in vollem Umfang für die Handlungen und Unterlassungen seiner Unterauftragsverarbeiter
Die zentralen Plattformdatenbanken werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gehostet (AWS eu-west-1 – Irland)
Sofern die regionale S3-Speicherung aktiviert ist, werden Dokumentenbilder in der AWS-Region gespeichert, die dem operativen Rechtsraum des Hotels entspricht
Es ist keine regionsübergreifende Replikation der zentralen Datenbanken konfiguriert
PassportScan Cloud unterhält keine Karteninhaberdaten-Umgebung (Cardholder Data Environment, CDE)

3. Autorisierte Unterauftragsverarbeiter (Gesamtübersicht)

Unterauftragsverarbeiter	Dienstleistungskategorie	Zweck / Funktion	Verarbeitete Datenkategorien	Verarbeitungsort
Amazon Web Services, Inc. (AWS)	Cloud-Infrastruktur & Hosting	Hosting von Anwendungsdiensten, Datenbanken, verschlüsseltem Objektspeicher (S3), Backups, Infrastruktursicherheit	Identitätsdaten, Reservierungsdaten, Protokolle, Dokumentenbilder (sofern aktiviert)	Kernsysteme: EU (Irland – eu-west-1). S3: Region entsprechend dem Rechtsraum des Hotels — derzeit EU (Irland), Vereinigte Staaten (us-east-1), Brasilien (sa-east-1), Singapur (ap-southeast-1) und Australien (ap-southeast-2)
Clerk, Inc.	Identität & Authentifizierung	Benutzerauthentifizierung, Identitätsprüfung, Verwaltung des Sitzungslebenszyklus	E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Geräte-Metadaten, Sitzungstoken	Wie in der Dokumentation von Clerk offengelegt
Datadog, Inc.	Protokollierung & Überwachung	Infrastrukturüberwachung, Überwachung der Anwendungsleistung, Sicherheitsprotokollierung, Anomalieerkennung	Anwendungs- und Infrastrukturprotokolle: Anfrage-Metadaten und, soweit erfasst, Anfrage- und Antwortinhalte; IP-Adressen; Authentifizierungsereignisse; technische Diagnosedaten. Personenbezogene Daten und Geheimnisse werden in den Diensten maskiert, bevor Protokolle an Datadog übermittelt werden	EU (Datadog EU-Site – datadoghq.eu)
Google LLC (reCAPTCHA Enterprise)	Bot-Schutz & Missbrauchsprävention	Bot- und Missbrauchsschutz für die gästeseitige Self-Check-in-Anwendung	IP-Adressen der Gäste, Geräte- und Browsersignale	Wie von Google offengelegt
Google LLC (Google Workspace)	Geschäftskommunikation	E-Mail und Dokumente für die Korrespondenz im Kundensupport; etwaige personenbezogene Daten des Kunden fallen lediglich beiläufig im Rahmen dieser Korrespondenz an	Kontaktdaten und Inhalt der Support-Korrespondenz (beiläufig)	Wie von Google offengelegt
Stripe, Inc.	Zahlungsabwicklung	Guthabenkauf-Transaktionen und Kontoaktivierung	Von Stripe verarbeitet: Zahlungskartendaten, Rechnungsdaten, Transaktionskennungen. Von PassportScan Cloud empfangen: Transaktions-ID, Zahlungsstatus, Betrag, Währung, Rechnungs-E-Mail-Adresse (sofern angegeben)	Wie in der Dokumentation von Stripe offengelegt

4. Ausdrückliche Ausschlüsse

Die OCR-Verarbeitung von Identitätsdokumenten erfolgt durch eine Engine, die vollständig innerhalb der eigenen AWS-Umgebung von GlobeID betrieben wird: Dokumentenbilder werden niemals an einen externen OCR-Anbieter übermittelt
Von GlobeID betriebene interne Werkzeuge (Betriebsplattform, CI/CD, VPN) sind keine externen Unterauftragsverarbeiter; das zugrunde liegende Hosting ist durch den oben genannten AWS-Eintrag abgedeckt
Intern verwendete Software-Entwicklungswerkzeuge, einschließlich KI-gestützter Entwicklungswerkzeuge, erhalten keinen Zugriff auf personenbezogene Daten der Kunden und sind daher keine Unterauftragsverarbeiter
Entwicklungs- und Testumgebungen enthalten keine personenbezogenen Daten der Kunden
Kein Unterauftragsverarbeiter außer AWS, das als Hosting-Anbieter die serverseitige Verschlüsselung ruhender Daten verwaltet, hat Zugriff auf Daten aus Identitätsdokumenten
PassportScan Cloud speichert oder verarbeitet keine unverschlüsselten Zahlungskartennummern, CVV-Codes oder Ablaufdaten
Stripe verarbeitet Karteninhaberdaten innerhalb seiner PCI-DSS-konformen Infrastruktur
Es ist keine regionsübergreifende Replikation der primären Produktionsdatenbanken aktiviert

5. Internationale Datenübermittlungen

Sofern Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten,
stellt GlobeID sicher, dass geeignete Garantien umgesetzt werden, einschließlich Standardvertragsklauseln
(SCCs) oder anderer rechtmäßiger Übermittlungsmechanismen gemäß Kapitel V der DSGVO.

Für die regionale S3-Speicherung außerhalb des EWR erfolgen Übermittlungen auf Grundlage des AWS Data Processing Addendum und der anwendbaren Standardvertragsklauseln.

6. Aktualisierungen und Benachrichtigungen

GlobeID kann diese Liste der Unterauftragsverarbeiter von Zeit zu Zeit aktualisieren.

Gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO sowie dem im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) festgelegten Benachrichtigungsmechanismus und der dort festgelegten Ankündigungsfrist wird GlobeID die Kunden im Voraus über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern informieren, den Kunden die Möglichkeit zum Einspruch geben und eine aktualisierte
Liste der Unterauftragsverarbeiter veröffentlichen.

Soweit nach geltendem Recht oder dem AVV erforderlich, können Kunden gemäß
dem im AVV festgelegten vertraglichen Verfahren Einspruch erheben.

Die jeweils aktuelle Fassung dieses Dokuments wird stets mit dem Datum der Aktualisierung veröffentlicht.