Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 01/01/2026

1. Introduzione

La presente Informativa sulla Privacy spiega come GlobeID Limited (“GlobeID”, “noi”, “ci”, “nostro”) raccoglie, utilizza, conserva, divulga e protegge i dati personali in relazione alle proprie soluzioni di identità digitale e registrazione ospiti, inclusa la famiglia di prodotti PassportScan, i siti web, le API e i servizi correlati (collettivamente, i “Servizi”).

PassportScan è un sistema digitale sicuro che consente ai fornitori di alloggio (come hotel, residence e strutture simili) di acquisire, elaborare e gestire le informazioni di identità degli ospiti come parte del processo di check-in e degli obblighi normativi.

La presente Informativa si applica a tutti i dati personali trattati tramite i Servizi, inclusi:

visitatori del sito web
utenti delle applicazioni PassportScan Cloud e on-premise
persone i cui documenti di identità vengono scansionati o i cui dati vengono raccolti durante il check-in
persone che contattano GlobeID tramite il sito web o si candidano per posizioni lavorative

2. Ruoli nella protezione dei dati

2.1 GlobeID come Titolare del trattamento

GlobeID agisce come titolare del trattamento per i dati personali trattati per proprie finalità aziendali interne, quali:

gestione di richieste e registrazioni dal sito
abilitazione account utente, fatturazione e abbonamenti
processi di recruiting e risorse umane
comunicazioni dirette relative all’attività di GlobeID

2.2 GlobeID come Responsabile del trattamento

Quando PassportScan viene utilizzato dai fornitori di alloggio per acquisire le informazioni di identità degli ospiti e adempiere agli obblighi legali di registrazione e comunicazione, GlobeID agisce come responsabile del trattamento per conto del fornitore di alloggio (titolare del trattamento in tale contesto).

In tali casi, PassportScan tratta i dati personali esclusivamente su istruzioni documentate del cliente. Il trattamento svolto da GlobeID in questo ruolo è disciplinato da un separato Data Processing Agreement (DPA) stipulato con il cliente.

3. Dati personali raccolti

3.1 Dati di identità e registrazione ospiti (uso nel settore hospitality)

Quando utilizzato dai fornitori di alloggio, PassportScan acquisisce ed elabora informazioni di identità dei viaggiatori durante il check-in, inclusi:

nome completo e data di nascita
nazionalità e cittadinanza
dati del documento di identità (passaporti, carte d’identità, visti, patenti)
immagini digitali e scansioni dei documenti di identità
dati estratti dai documenti, incluse le zone a lettura ottica (MRZ)

Ciò può includere i dati di tutti gli ospiti presenti, inclusi minori, ove richiesto dalla legge.

3.2 Informazioni di contatto e account

Quando le persone si registrano ai Servizi, contattano GlobeID o richiedono informazioni, GlobeID può raccogliere:

nome
indirizzo email
numero di telefono
nome dell’azienda o organizzazione
informazioni di fatturazione e abbonamento

3.3 Dati tecnici e di utilizzo

Durante la visita del sito o l’uso dei Servizi, GlobeID può raccogliere dati tecnici e di utilizzo, inclusi:

indirizzi IP e informazioni sul dispositivo
dettagli del browser e sistema operativo
registri e log di accesso
dati analitici e cookie, ove consentiti dall’utente

3.4 Consenso e firme digitali

PassportScan può raccogliere firme digitali e registrazioni di consenso quando le persone firmano informative privacy, moduli di check-in o documenti di conformità durante il processo di registrazione.

4. Base giuridica del trattamento

4.1 Obblighi legali

I dati raccolti durante il check-in vengono trattati per consentire ai fornitori di alloggio di rispettare le leggi e i requisiti normativi applicabili, inclusi obblighi di comunicazione alla polizia, statistiche nazionali e controlli di frontiera.

4.2 Necessità contrattuale

Il trattamento è necessario per l’esecuzione dei contratti tra GlobeID e i suoi clienti, nonché tra i fornitori di alloggio e i loro ospiti.

4.3 Consenso

Laddove gli utenti forniscano consenso per funzionalità specifiche (ad esempio cookie analitici o comunicazioni marketing), il trattamento si basa su consenso esplicito.

5. Utilizzo dei dati personali

PassportScan è utilizzato per:

acquisire e scansionare documenti di identità in modo sicuro
trasferire i dati ospite estratti ai sistemi di gestione alberghiera (PMS)
trasmettere i dati richiesti ai sistemi governativi o di polizia ove previsto dalla legge
abilitare check-in digitale, kiosk self check-in e flussi di consenso
supportare l’esperienza dell’ospite e la conformità normativa

GlobeID, come titolare del trattamento, può inoltre utilizzare i dati per rispondere alle richieste, gestire gli account e migliorare i servizi.

6. Condivisione e comunicazione dei dati

6.1 Con i fornitori di alloggio

I dati ospite trattati possono essere condivisi con i sistemi interni del cliente, come PMS o interfacce di reporting.

6.2 Autorità governative e regolatorie

Ove richiesto dalla legge, i dati possono essere trasmessi a polizia, autorità di immigrazione, uffici statistici nazionali o altri enti pubblici autorizzati.

6.3 Fornitori di servizi

GlobeID può avvalersi di fornitori terzi affidabili per hosting sicuro, infrastruttura, cifratura e supporto operativo. Tali fornitori operano sotto obblighi contrattuali di protezione dei dati.

6.4 Conformità legale

I dati possono essere divulgati per adempiere obblighi legali, rispondere a richieste lecite o proteggere i diritti legali di GlobeID.

PassportScan non vende dati personali a terzi.

7. Sicurezza e conservazione dei dati

7.1 Misure di sicurezza

GlobeID implementa adeguate misure tecniche e organizzative, inclusa la cifratura in transito e a riposo, per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o distruzione.

7.2 Conservazione

I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità definite dal fornitore di alloggio e in conformità alla normativa applicabile. I periodi di conservazione possono variare in base alla giurisdizione.

8. Cookie e tecnologie simili

Il sito può utilizzare cookie e tecnologie simili per migliorare l’esperienza utente. Ove richiesto dalla legge, viene richiesto il consenso per cookie non essenziali. Gli utenti possono gestire le preferenze tramite browser o controlli locali.

9. Diritti degli interessati

Gli interessati possono avere diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità dei dati o revoca del consenso ove applicabile.

Le richieste devono essere indirizzate al fornitore di alloggio (quando PassportScan è utilizzato in tale contesto) o a GlobeID per i dati trattati come titolare del trattamento.

10. Dati dei minori

PassportScan può trattare dati personali relativi a minori ove richiesto dalla legge durante il check-in. Tali dati sono trattati esclusivamente per finalità di conformità legale.

11. Trasferimenti internazionali di dati

I dati personali possono essere trasferiti oltre confine. GlobeID garantisce l’applicazione di adeguate garanzie conformemente alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

12. Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa sulla Privacy può essere aggiornata periodicamente. Le versioni aggiornate saranno pubblicate sul sito con una data di efficacia rivista. L’uso continuato dei Servizi costituisce accettazione della versione aggiornata.

13. Stabilimento principale e Autorità di controllo

Ai sensi degli articoli 4(16) e 56 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), GlobeID ha designato la Spagna come stabilimento principale per le decisioni in materia di protezione dei dati all’interno dell’Unione Europea, poiché le decisioni relative alle finalità e ai mezzi del trattamento sono adottate dal territorio spagnolo, così come le funzioni di supervisione e consulenza svolte dal Responsabile della Protezione dei Dati.

Di conseguenza, l’autorità di controllo principale per i trattamenti transfrontalieri è:

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
C/ Jorge Juan 6
28001 Madrid
Spagna
(http://www.aepd.es)

Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo alla propria autorità di controllo locale ai sensi dell’articolo 77 del GDPR.